Für immer Ordnung in der eigenen Bürokratie

Heute geht es primär ums Sparen an sich. Vor allem aber um das Thema Zeitersparnis. Wie wir alle Wissen ist “Zeit” ja bekanntlich Geld. Deshalb für uns von der Finanzkiste genauso wichtig. Ich zeige dir heute meine Tipps um in deiner eigenen Bürokratie ab sofort für immer die Ordnung zu behalten. Du glaubst das geht nicht? Da irrst du dich… ich beweise dir das Gegenteil.

Tipp Nr. 1: Ein Büro speziell für deine persönlichen Administrativen Arbeiten

Es ist mir bewusst, dass nicht jeder die Möglichkeit hat, in seiner Wohnung 1 Zimmer zum Büro umzuwandeln, dies wäre der optimal Fall, ist aber nicht zwingend notwendig. Es reicht, wenn du einen Schreibtisch im Wohnzimmer hast, welchen du hauptsächlich zur administrativen Bearbeitung verwendest. Was mit privater Bürokratie gemeint ist, sollte eigentlich klar sein, jedoch für alle unwissenden unter uns: Damit meine ich die Ablage von Rechnungen und die Zahlungen von Rechnungen, wie auch mögliche Dokumente für Termine, Erinnerungen und Kalender. Sozusagen der Kaufmann/-frau für zu Hause.

Da dies nun geklärt ist, zurück zum Thema. Dein persönlicher Arbeitsplatz sollte wie auch bei deinem Arbeitsplatz beim Arbeitgeber eine gewisse Ordnung aufweisen. Damit du immer den Überblick behälst eigenen sich Ablage Fächer. Ich beispielsweise habe ein Fach für offene Rechnungen und für gezahlte Rechnungen. Ein weiteres mit sonstigen aktuell wichtigen Dokumenten. Wie du das handhabst ist letztendlich dir überlassen, aber du brauchst hier definitiv ein einheitliches Schema.

Tipp Nr. 2 :Erstelle dir monatliche Routinen

Mit Routinen kannst du mit einmaligem Aufwand viel Zeit sparen. Mache dir Gedanken wie oft du deine Rechnungen im Monat bezahlen möchtest. Ich persönlich mache dies 2x im Monat um sicherzugehen, dass keine Rechnung die Fälligkeit überschreitet und somit zu unnötigen Mahngebühren führt. Setzte dir einen Termin im Kalender und gib die Zahlungen immer am selben Wochentag zur selben Zeit ein. Ich finde hierfür den Sonntag perfekt. Am ersten & letzten Sonntag im Monat um ca. 10:00 gebe ich meine Rechnungen im Online Banking ein. Nach einer gewissen Zeit brauchst du keine Erinnerung mehr, da dies zu deiner Routine geworden ist. Man sagt, dass wenn man etwas Täglich macht, dass nach 21 Tagen eine Routine entsteht. Die ersten dieser Tage sind die schwierigsten, diese musst du überstehen, danach läuft es von selbst.

Tipps Nr. 3: Ablage deiner Rechnungen und Dokumente

WICHTIG! Eine Ablage deiner Dokumente & Rechnungen ist unverzichtbar. Ich konnte dank meiner Ablage schon einige Male Geld sparen. Egal was du von Bürokratie hälst, ob du geschäftlich kaufmännische Tätigkeiten machst oder nicht, hier profitiert jeder von einer sauberen und gründlichen Ablage. Ich empfehle dir, verschiedene Ordner anzulegen. Mindestens einen Ordner für deine Rechnungen. Bewahre deine Rechnungen in dem Ordner mindestens 1 Jahr auf. Die einen werden nun sagen, dass die Verjährungsfristen in Problemfällen länger sind. Dies ist korrekt, jedoch hatte ich noch nie Probleme mit einer Rechnung, die über 1 Jahr alt war. Deshalb mach dir ein Archiv und bewahre darin die Rechnungen für 1 Jahr auf. Danach kannst du diese wegschmeissen.

Tipp Nr. 4: Ablage in der Wohnung und nicht im Keller

Ich durfte die Erfahrung machen, dass eine Ablage im Keller und in der Wohnung extreme Unterschiede mit sich bringen. Wenn du die Möglichkeit hast, solltest du all deine Ordner und deine kaufmännische Ablage in deiner Wohnung unterbringen. Hierzu kann ich dir ein Regal mit Türen oder Rollwänden empfehlen. Da bleiben Sie einiges besser vor Staub geschützt. Meine Erfahrung zeigt, dass wenn du die Ordner im Keller hast, verlierst du schnell den Überblick und machst das Ganze nicht mehr Konsequent, da du jedes Mal wenn etwas ansteht in den Keller laufen müsstest. Deshalb wenn möglich unbedingt in Griffnähe aufbewahren.

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